Нотариальное заверение

Что такое легализация документов

Легализация документов – это подтверждение того, что документы, исходящие от властей одного государства, соответствуют законодательству иностранного государства.

С помощью процедуры легализации одна страна как бы сообщает другой о том, что с документами человека, который собирается переехать, все в порядке. Чаще всего требуется заверение документов, которые относятся к гражданской сфере, сфере образования, а также бумаги, которые подтверждают владение недвижимостью или финансами.

Наиболее часто физическим лицам требуется легализация следующих документов:

• Документы об образовании (аттестаты/дипломы/сертификаты). Эти данные могут потребоваться для работы или учебы в Германии;




• Свидетельства о рождении/браке/смерти и т.д. для установления родства;




• Справка об отсутствии судимости;




• Медицинские справки;




• Выписки из банков;




• Свидетельства о праве собственности и выписки из ЕГРН;




• Доверенности.

Компании, которые планируют запустить производство в другой стране, легализуют следующие документы:

• Устав компании;




• Контракты, которые регулируют поставку сырья, изготовление импорт или экспорт товаров;




• Сертификаты, свидетельствующие о качестве продукции;




• Доверенности;




• Свидетельства о праве собственности;




• Выписки из банков и пр.

Для того чтобы российские документы были признаны в Германии необходимо засвидетельствовать их с помощью апостиля. Такое заверение стало возможным благодаря решению Гаагской конвенции. Точно такие же правила действуют и в отношении признания германских документов в Российской Федерации.

Зачем нужно заверение документов

Легализация документов – это подтверждение того, что данные бумаги соответствуют законодательству и могут свободно использоваться на территории другой страны.

Только легализованные российские документы могут иметь юридическую силу в Германии.

Способы легализации

Легализация документов может проводиться двумя основными способами: консульская легализация и апостилирование. Выбор способа легализации зависит от страны, в которой будут использоваться документы.

Апостилирование – облегченный способ заверения документов для стран-участниц Гаагской конвенции 1961 года. Сюда входит Германия, США, Япония, Мексика, Франция и другие государства.

Для того, чтобы российские документы действовали на территории этих стран достаточно предоставить апостиль (печать установленного образца). К апостилю предъявляются строгие требования, изложенные в статьях Гаагской конвенции. Печать установленного образца ставится либо на самом документе, либо на отдельном листе, который скрепляется с документом. Апостиль может составляться на официальном языке органа, который его выдает. Подписи, печати и штампы на самом апостиле не требуют дополнительного заверения.

Апостилирование документов может проводиться только в той стране, в которой этот документ выдан. Например, русские переселенцы в Германию должны поставить апостиль на документы в России.

Каждая страна-участница Гаагской конвенции ведет собственную картотеку, в которую регистрирует все апостили. При регистрации указываются следующие данные:

• Дата получения апостиля;




• Порядковый номер апостиля;




• ФИО человека, который подписал документ, а также роль, в которой он выступал.

Эти данные позже может запросить любое заинтересованное лицо. В этом случае орган, проставивший апостиль, обязан сверить предоставленные данные со своей картотекой.

Консульская легализация – это способ заверения документов для стран, которые не являются участниками Гаагской конвенции. Это некоторые Европейские страны, а также страны Азии и Африки.

Чтобы провести легализацию документов таким способом нужно поставить ряд отметок. На территории Российской Федерации установлен специальный административный регламент МИДа России от 18.06.2012 г.№9470. В этом документе прописаны порядки и сроки оказания услуг, а также причины, по которым может быть отказано в легализации документов.

Как определиться со способом заверения

Чтобы определиться со способом легализации документов необходимо определить является ли страна переезда участницей Гаагской конвенции 1961 года. Можно уточнить этот вопрос на сайте Гаагской конференции по международному частному праву, так как именно этот сайт обновляется наиболее оперативно.

Кроме того, требования к легализации документов можно уточнить в учреждении, для которого готовятся эти документы или в консульстве страны.

Например, для переселения в Германию из России требуется апостилирование документов, так как ФРГ и РФ – участницы Гаагской конвенции.

Из чего состоит апостилирование

Апостилирование российских документов должно проводиться на территории Российской Федерации. Для того чтобы поставить апостиль нужно пройти следующие шаги:

• Сделать копию документа, заверить ее у нотариуса, а также произвести перевод документа (при необходимости);




• Обратиться в государственную инстанцию со следующим набором документов:

• Документ, удостоверяющий личность;

• Документ для легализации;

• Квитанция по оплате госпошлины;

• Доверенность (требуется в случаях апостилирования через посредника).




• Заполнить заявление на апостилирование документа (при отправлении документов почтой заявление необходимо приложить сразу же);




• Получить документ с апостилем.

Инстанции для апостилирования документов

Сроки апостилирования документов регулируются №330 ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации" и составляют 5 дней. Однако некоторые ситуации могут продлевать срок изготовления апостиля до месяца. Это необходимо для того чтобы контролирующая инстанция смогла провести дополнительную проверку, а также уточнить детали.

Требования к документам

Апостилирование в Германии можно провести только с оригиналом документа. Документ должен быть в хорошем состоянии, а все печати/подписи и штампы на нем должны быть понятны и читабельны. Для легализации не подходят ламинированные документы.

В ФРГ апостилировать документы могут земельные суды, а также ряд федеральных министерств и ведомств. Все документы для легализации имеют определённый срок действия, по истечению которого придется проводить легализацию еще раз. Уточнить срок можно в месте апостилирования.

Легализация документов не имеет срока давности. Таким образом, повторять процедуру нужно только в том случае, если важные бумаги требуются в другое государство с другим официальным языком. Если государственные языки совпадают, то достаточно будет поставить новый штамп консульства другой страны.

Затраты на апостилирование одного документа

Легализация каждого отдельного документа требует оплаты госпошлины, которая составляет 2 500 руб. (Налоговый кодекс РФ, пп.48 п.1 ст.333.33). Госпошлину необходимо оплатить до начала процедуры.

Чтобы избежать неоправданных трат необходимо четко знать какие документы нужно апостилировать: оригиналы документов/копии/переводы. Очень часто достаточно одной важной бумаги из этого перечня.

Агентства по легализации документов

В настоящее время существует большое количество агентств, которые готовы помочь с легализацией документов за определённое вознаграждение. Найти названия таких фирм можно на специализированных форумах.

Специалисты компании «Фридланд» могут помочь с апостилированием документов, которые выданы органами ЗАГСа в Москве или Московской области. Проставление апостиля в этом случае занимает 3-6 рабочих дней.

Подробнее об услуге можно узнать по телефону +7 (916) 657-22-33.

Как пройти апостилирование самостоятельно и сэкономить на услугах агентств

Апостилирование документов – сложный, многоэтапный процесс, который требует четкого плана действий. Поэтому, прежде чем начать обращаться в ту или иную государственную структуру для легализации документа, важно понимать какой конкретно документ требует апостиля, а также знать о необходимости его перевода или нотариального заверения. Понимание этих моментов поможет сэкономить средства и время.

Когда легализация не потребуется

Существуют документы, которые не подлежат легализации. Как правило, это документы с фотографиями. В их число входит паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение, водительские права, а также любые другие удостоверения личности. Этот список не подлежит легализации независимо от страны.

Кроме того, легализация российских документов не требуется для стран-участниц Минской конвенции. В 1993 году этот документ подписали Россия, Армения, Азербайджан, Казахстан, Беларусь и др. По условиям конвенции государственные документы на территории этих стран принимаются без предварительной легализации. Правда, в некоторых случаях требуется нотариально заверенный перевод документа, но этот момент лучше уточнять в учреждении, для которого готовится конкретный документ. Также, Российская Федерация подписала договоры с Албанией и Болгарией. Для этих стран тоже не требуется дополнительной легализации документов.

Нотариальный перевод германских документов

Если возникает необходимость использовать германские документы на территории РФ, то нужно иметь перевод документа с немецкого на русский с удостоверением верности в Генеральном консульстве России в Гамбурге.

Нужно предоставить:

• Оригинал документа с апостилем;




• Полный перевод документа и апостиля;




• Оригинал документа, удостоверяющего личность.

В Генеральном консульстве России в Гамбурге можно удостоверить верность перевода документов на русский язык и с русского языка. Документы могут быть составлены на немецком или английском языках.

Неправильные переводы и заверения документов

Неправильные переводы могут существенно затянуть процесс легализации документов. К сожалению, такие ошибки встречаются достаточно часто вне зависимости от того выполнены переводы самостоятельно или присяжными переводчиками. Поэтому в любом случае следует самостоятельно проверять все документы с предельной внимательностью.

Можно ли исправить ошибки в нотариальном переводе? При обнаружении ошибок есть несколько вариантов развития событий:

• Проигнорировать наличие ошибки. Это самый удобный способ, который практически во всех случаях приводит к необходимости повторять процедуру легализации документов;




• Обратиться в орган, который делал перевод, для внесения правок в документ;




• Попросить, чтобы нотариальный перевод документов сопровождался cover letter. В этом случае в дополнительной информации будет указываться, что ФИО может иметь несколько вариантов перевода;




• Обращение в ОВИР с целью сделать на странице «особые отметки» запись, что персональные данные имеют несколько вариантов написания.

Помочь оформить документы, а также проверить правильность перевода могут помочь специалисты компании «Фридланд». Посмотреть отзывы клиентов о нашей работе можно на сайте https://xn----gtbdabaaaalt8atidphtu.xn--p1ai/ .

Связаться с нами можно по телефону
+7 (916) 657-22-33.

На что обратить внимание при нотариальном заверении

Нотариальное заверение документов для Германии – сложный и многоэтапный процесс, который требует четкого планирования. Иногда выполнить подготовку всех необходимых документов с соблюдением всех форм и порядков весьма затруднительно. В этом случае за помощью можно обратиться в компанию Фридланд.

Наши специалисты могут оказать полное сопровождение на этапах позднего переселения в Германию, а также ответить на все интересующие вопросы.